Η Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας είναι πλέον γεγονός και σε Τουρισμό & Επισιτισμό ξεκινώντας και την πιλοτική λειτουργία από τις 11 Σεπτεμβρίου 2024. Σημειώνεται ότι ήδη εφαρμόζεται υποχρεωτικά (από το φετινό καλοκαίρι) σε Βιομηχανία & Λιανεμπόριο
Τι σημαίνει όλο αυτό στην πράξη για κάθε μικρή, μεσαία, μεγάλη επιχείρηση:
- Υποχρέωση δήλωσης εισόδου και εξόδου για κάθε εργαζόμενο και υποβολής αυτών στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ (Ψηφιακή Κάρτα)
Πως μπορεί να επιτευχθεί κάτι τέτοιο:
- Με ένα τερματικό ωρομέτρησης (tablet, ρολόι παρουσίας κ.ά.) το οποίο θα πρέπει να είναι συνδεδεμένο με λογισμικό (card scanner) το οποίο επικοινωνεί αυτόματα με το ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ
Ποια τα θέματα/δυσκολίες που μπορεί να παρουσιαστούν με την εφαρμογή αυτού του μέτρου:
- Απαιτείται ενημέρωση των εργαζομένων για την ορθή χρήση της κάρτας διότι τυχόν αμέλειες η παραλείψεις π.χ. μη χτύπημα κάρτας σε είσοδο ή έξοδο, λανθασμένο χτύπημα κάρτας (είσοδος αντί για έξοδος), προγενέστερο χτύπημα κάρτας (π.χ. 15’ νωρίτερα από την δηλωμένη έναρξη του ωραρίου), μεταγενέστερο χτύπημα κάρτας (π.χ. 30’ αργότερα από την δηλωμένη λήξη του ωραρίου), ενδέχεται να επιφέρουν κυρώσεις στους εργοδότες
Τι άλλο χρίζει ιδιαίτερης προσοχής από τον εργοδότη:
Ο εργοδότης θα πρέπει να είναι ιδιαίτερα προσεκτικός στην ορθή δήλωση (είτε προς τον λογιστή, είτε απευθείας στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ) όλων των ωραρίων των εργαζομένων καθώς και κάθε έκτακτης μεταβολής αυτών ενώ παράλληλα έως το τέλος κάθε μήνα θα πρέπει να δηλώνει αναλυτικά κάθε μορφή απουσίας των εργαζομένων (π.χ. άδεια, ασθένεια κ.ά.) Επίσης σημειώνεται ότι με τη νέα επιλογή «απολογιστικής δήλωσης ψηφιακών ωραρίων και υπερωριών», παρέχεται σημαντική διευκόλυνση στους εργοδότες για να αποφύγουν κυρώσεις από τυχόν αμέλειες στην προδήλωση κάθε αλλαγή. Αυτή η δυνατότητα έχει ακόμη μεγαλύτερη σημασία σε τουρισμό και επισιτισισμό όπου η μεταβλητότητα των ωραρίων είναι συχνότερη
Ποια η συνεργασία με τον λογιστή/υπεύθυνο μισθοδοσίας σε αυτό το μέτρο:
- Ο λογιστής ενημερώνεται από τον εργοδότη για τα ωράρια των εργαζομένων (σταθερά ή μεταβαλλόμενα) τα οποία δηλώνονται πλέον ως «ψηφιακά» ενώ παράλληλα ενημερώνεται και για τις άδειες / ασθένειες / απουσίες των εργαζομένων όπου πλέον ο εργοδότης πρέπει να τις καταγράφει με μεγάλη προσοχή για να μην δημιουργηθούν κενά εργασίας τα οποία θα δημιουργήσουν πρόβλημα κατά τον έλεγχο της ψηφιακής κάρτας
- Ο λογιστής/υπεύθυνος μισθοδοσίας ενημερώνει ορθά την εφαρμογή μισθοδοσίας και το ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ, με τα δηλωμένα ψηφιακά ωράρια των εργαζομένων και κάτι τέτοιο διευκολύνει εργοδότη/εργαζομένους να λαμβάνουν όλες τις απαραίτητες πληροφορίες για την ορθή χρήση της κάρτας (π.χ. αν το δηλωμένο ωράριο είναι 08.00 – 16.00, η πληροφορία αυτή δύναται να αντιστοιχηθεί με τις σημάνσεις κάρτας κατά την είσοδο/έξοδο των εργαζομένων)
- Ο λογιστής/υπεύθυνος μισθοδοσίας ενημερώνει ορθά την εφαρμογή μισθοδοσίας και το ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ, για τις άδειες / ασθένειες / απουσίες των εργαζομένων και κάτι τέτοιο διευκολύνει τη διαδικασία αντιστοίχισης με τις μη σημάνσεις κάρτας σε ημέρες απουσίας
- Ο λογιστής/υπεύθυνος μισθοδοσίας έχει τον πλήρη έλεγχο υποβολής και την «Απολογιστικής Δήλωσης» που δύναται να διασφαλίσει στο 100% τον εργοδότη στην διαδικασία αντιστοίχισης των σημάνσεων κάρτας με τα δηλωμένα ψηφιακά ωράρια
- Ο λογιστής, έχοντας αγαστή συνεργασία με τον εργοδότη σχετικά με την πραγματική εργασία των εργαζομένων, υπολογίζει την μισθοδοσία αυτών που οφείλει να συμβαδίζει με τα αποτελέσματα των σημάνσεων της ψηφιακής κάρτας. Κάτι τέτοιο μάλιστα παρέχεται, αποκλειστικά από τις εφαρμογές της Epsilon Net, με τον πλέον ασφαλή και αυτοματοποιημένο τρόπο διαμέσου του υποσυστήματος «Αυτόματος Υπολογισμός Μισθοδοσίας»
Αργυρώ Βογιατζή
HR Manager